При суммированном учёте рабочего времени компания может гибко распределять трудовые часы сотрудников, что особенно актуально для тех, кто работает вахтовым методом, сменами или по гибкому графику на удалённой работе. Однако важно понимать, что применение такой системы требует соблюдения ряда законодательных норм, чтобы избежать нарушений, связанных с оплатой переработок и другими аспектами трудовых отношений. В данной статье рассмотрим, в каких случаях возможно применять суммированный учёт, как правильно организовать переход на него, а также как рассчитывать оплату сверхурочной удалённой работы.
Когда можно применять суммированный учёт
По закону некоторые категории граждан должны трудиться меньше 40 часов в неделю вне зависимости от того, удалённая работа или офисная. Например, дети до 16 лет могут посвящать трудовой деятельности до 24 часов в неделю. Люди младше 18 лет и инвалиды 1 и 2 группы — не более 35 часов. Работа в условиях вредных производств должна обеспечивать короткую неделю (не более 36 часов).
Этот метод учёта времени удалённой работы или офисной по закону может использоваться бизнесом только в 3 ситуациях:
- Для учёта сотрудников, которые работают вахтами (статья 300 ТК РФ).
- Если в компании практикуют сменный график офисной или удалённой работы (статья 103 ТК РФ).
- Если удалённая работа команды выстраивается вокруг гибкого графика (статья 102 ТК РФ).
Иногда владельцы бизнеса могут схитрить и пытаться снизить расходы на удалённую работу, используя суммированный учет, чтобы не оплачивать переработки, но это нарушает законодательство. Например, если бухгалтер посвящает удалённой работе больше времени, чтобы сдать годовой отчёт, а работодатель вместо оплаты переработок применяет суммированный учет, это является нарушением, и при проверке инспекция труда может выявить это.
Чтобы правильно вести такую медодику учёта времени удалённой работы, нужно определиться, что мы будем считать учётным периодом. В ст. 104 ТК РФ написано, что учётным может быть назначен любой период продолжительностью от 30 дней до 365 дней. Исключение составляет работа на вредном производстве. В этом случае учётный период не должен превышать 3 месяцев. Продлить этот срок можно через дополнительные документы и договоры, что особенно актуально для сезонных работ или специфики производственного процесса.
Как правильно организовать переход
Если вы решили применять для учёта времени удалённой работы вашей команды суммированный подход, то это потребует не только издания приказа, но и тщательной подготовки документов. Для успешной реализации этого процесса необходимо выполнить ряд важных шагов.
- Сначала ознакомьтесь с правилами, изложенными в соответствующем отраслевом соглашении. Полный список таких документов доступен на официальном сайте Минтруда. Если нужного соглашения не найдено, руководствуйтесь ст. 104 Трудового кодекса.
- Затем необходимо определить учетный период и прописать его в коллективном договоре. Это особенно актуально для тех категорий граждан, для которых четко регламентирована продолжительность рабочего времени, поэтому, если, например, у вас вредное производство, уделите этому своё внимание.
- Сделайте выбор между почасовой тарифной ставкой или фиксированным окладом.
- Составьте график смен удалённой работы или вахт на период учета. Если удалённая работа некоторых специалистов выстроена по гибкому графику, не забудьте подготовить дополнительные соглашения к их трудовым договорам, чтобы все правовые аспекты были учтены.
Предположим, вы переводите удалённую работу команды с обычного режима рабочего времени на суммированный учет. В этом случае потребуется обновить три ключевых документа:
- Коллективный договор. В него следует внести данные о графиках смен, чтобы соблюсти требования статьи 103 ТК РФ и то, как начисляется зарплата (по почасовой тарифной ставке или исходя из оклада) Напомним, что вносить какие-либо корректировки в коллективный договор работодатель не может без согласования с профсоюзом (ст. 44 ТК РФ);.
- Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Здесь необходимо определить, чью удалённую работу вы будете контролировать через суммированный учет – для удалённой работы всей комаанды или только для отдельных категорий. Вы можете либо дополнить существующие ПВТР, либо создать отдельное положение, ссылаясь на них. Как и в случае с коллективным договором, о нововведениях в правилах распорядка нужно поставить в известность представителей профсоюзного движения. Такое требование изложено в статье 372 Трудового кодекса.
- Трудовые договоры. Если вы что-то меняете в условиях удалённой работы (график удалённой работы, размер оплаты и т.д), вам нужно актуализировать трудовые договоры со всеми специалистами, которых коснулись эти перемены. Иначе вы нарушите статью 57 Трудового кодекса. Там же написано, что сотрудников нужно уведомить об изменениях минимум за 60 дней до того момента, когда эти изменения будут внесены в документы.
Как организовать удалённую работу
Чтобы правильно выплачивать заработную плату за удалённую работу и соблюсти все требования трудового законодательства, при суммированному учеёте нужно определить норму трудочасов для учётного периода. Это необходимо для корректной оплаты труда.
Приказом Минздравсоцразвития РФ от 13.08.2009 года №588н утверждена формула для подсчёта нормы рабочего времени (НРВ) при помесячном учете:
НРВмесяц = НПчас х РДмесяц – ПДчас
Где:
- НРВмесяц – норма рабочего времени в месяц
- НПчас – нормальная продолжительность рабочего дня (часы)
- РДмесяц – число рабочих дней в месяце (см. государственный производственный календарь)
- ПДчас – уменьшение часов в предпраздничные дни
- РНтк – продолжительность рабочей недели для конкретной категории сотрудников согласно ТК РФ
Пример расчета. Предположим, в колл-центре суммированный учет времени удалённой работы. Учетный период составляет 1 месяц.
Допустим, в месяце по производственному календарю 21 рабочий день. Оператор Алёна, работающая на полную ставку, должна отработать 21 день х (40 часов / 5 дней) = 168 часов. Руководство колл-центра установило продолжительность смены оператора на уровне 12 часов. Следовательно, Алёна должна отработать в отчётном месяце 14 смен (168 часов/12 часов в смену = 14 смен).
Смены Алёны могут выпасть на выходные и будут оплачены как обычные рабочие дни. Поскольку 168 часов соответствует норме удалённой работы, любые дополнительные часы сверх этого будут оплачены как сверхурочные. Если бы она отработала еще одну смену, работодатель должен был бы оплатить ее как переработку.
Правила оплаты сверхурочной удалённой работы
Согласно статье 152 Трудового кодекса РФ, сверхурочная удалённая работа должна оплачиваться не менее чем в полуторном размере за первые два часа и в двойном размере за последующее время. Однако в законе нет четкого определения того, как именно рассчитывать оплату за сверхурочную удалённую работу, что вызывает вопросы, особенно при различных системах оплаты труда, таких как окладная и тарифная.
Рассмотрим пример для работника с окладом 20 000 рублей. Эта сумма выплачивается ежемесячно как гарантированная, а оплата за сверхурочные часы начисляется после завершения учетного периода.
Предположим, за апрель, май и июнь сотрудник получил по 20 000 рублей за каждый месяц. За этот период он отработал 10 часов сверхурочно. Его часовая ставка составляет 100 рублей.
Таким образом, оплата сверхурочной работы будет следующей:
- Первые 2 часа: 2 часа х 1,5 х 100 рублей = 300 рублей
- Оставшиеся 8 часов: 8 часов х 2 х 100 рублей = 1 600 рублей
- Итого: 1 900 рублей сверх основного оклада.
Специалисты Роструда рекомендуют использовать тарифную систему при суммированном учете рабочего времени. Но если сотрудник получает оклад или фиксированную месячную ставку, существуют несколько подходов к расчету сверхурочных:
- Разделить оклад на количество рабочих часов в месяце, в котором произошла переработка.
- Использовать среднегодовое количество рабочих часов для расчета.
- Взять общую сумму окладов за весь учетный период и разделить на норму рабочего времени в месяцах.
- Рассчитать полную зарплату, включая все надбавки и доплаты, и применить один из предложенных методов.
При этом Верховный суд РФ считает, что для расчета сверхурочных можно учитывать только оклад.
